Privacyverklaring R&S

Het ministerie van Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid hecht veel belang aan de bescherming van de privacy en de verwerking van persoonsgegevens.

Gelieve deze privacyverklaring aandachtig te lezen. We leggen erin uit waarom en hoe wij jouw persoonsgegevens als kandidaat en als personeelslid verzamelen, hoe wij deze beschermen en voor hoelang wij deze bewaren. Wij bewaren deze gegevens zo veilig als redelijkerwijze mogelijk en beschermen deze tegen verlies en ongeoorloofde verstrekking of toegang en wij verwerken jouw persoonsgegevens conform naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (‘AVG’), in het Engels General Data Protection Regulation (GDPR).

Bij MOW zijn veel technische profielen tewerkgesteld. Specifieke kennis of technisch inzicht is vaak vereist voor deze functies. Een case die je ter voorbereiding van het gesprek moet oplossen, geeft aan of je over voldoende bagage beschikt en of je eerder verworven kennis kan omzetten in de praktijk. Dergelijke gevalstudies worden ook gebruikt om een idee te krijgen of je een probleem kan analyseren en tot de essentie kan herleiden. Soms wordt ook gevraagd om jouw oplossing voor het gestelde probleem te presenteren aan de juryleden. Deze juryleden staan zelf in de praktijk en weten waarover het gaat.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en hoe kun je ons contacteren?

De ‘verwerkingsverantwoordelijke’ voor jouw persoonsgegevens is het Team HRM, vorming en selectie van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid (Koning Albert II laan 20 bus 2, 1000 Brussel).

Je gegevens worden, voor de activiteiten waarvoor het team HRM, vorming en selectie van de Vlaamse overheid de verantwoordelijke voor de verwerking is, hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die je gegevens verwerken (bv. selectiekantoren, zie verder). We bezorgen jouw gegevens dan aan die verwerkers, zodat ze hun dienstverlening in kwestie kunnen verlenen. We sluiten daarvoor telkens een verwerkingscontract af om met hen ook de nodige afspraken te maken omtrent naleving van de AVG.

Als je vragen hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, kun je contact opnemen met de data protection officer (DPO) van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid door te mailen naar johan.soons@kb.vlaanderen.be. Je kunt ook terecht bij de DPO met opmerkingen en suggesties en om je rechten uit te oefenen (zie verder).

Wanneer verzamelen en verwerken we jouw persoonsgegevens? - Doeleinden en rechtsgrond van de verwerking van de persoonsgegevens

Je persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van jouw sollicitatie bij één van de drie entiteiten van het ministerie Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid.

Krijg je de job? Dan worden je gegevens doorgegeven aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) van het Agentschap Overheidspersoneel, zodat zij jouw indiensttreding kunnen voorbereiden en je personeelsdossier kunnen opmaken. Soms kan het ook zijn dat je niet onmiddellijk bij ons aan de slag gaat, maar opgenomen wordt in een werfreserve voor een specifieke functie. In het selectiereglement van de functie lees je wat de werfreserve inhoudt en hoelang ze geldig is.

Het team HRM, vorming en selectie verwerkt je persoonsgegevens voor haar taken van algemeen belang en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen als selector. Daarnaast verwerken we je persoonsgegevens ook omdat dit noodzakelijk is voor het sluiten van een arbeidsovereenkomst of een statutaire tewerkstelling.

Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?

Persoonsgegevens omvatten alle informatie die op jou betrekking heeft of op basis waarvan je geïdentificeerd kunt worden. Anonieme gegevens, zonder de mogelijkheid om je te identificeren, worden bijgevolg niet als persoonsgegevens beschouwd. Wij verwerken volgende gegevens in het kader van jouw sollicitatie:

  • Persoonsgegevens (naam, adres, contactgegevens, …)
  • Opleidingsgegevens en werkervaring
  • Persoonlijke identificatiegegevens, gegevens in verband met beroep en betrekking, gegevens in verband met opleiding
  • Nationaliteit in kader van statutaire tewerkstelling

Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?

Het team HRM, vorming en selectie en de contactpersonen van de organisatie waar je eventueel terecht komt, zullen toegang hebben tot jouw persoonsgegevens op een strikte ‘need-to-know’ basis in het kader van je sollicitatie.

We sturen je gegevens niet door naar derden, met de mogelijke uitzondering van externe selectie- of searchkantoren die soms bepaalde delen (bijv. assessment centers) of de volledige selectieprocedure begeleiden of voor het gebruik van één of meerdere selectietesten (bv. afleggen online persoonlijkheidsvragenlijst). Indien je gegevens doorgestuurd worden naar selectie- of searchkantoren kunnen deze worden opgenomen in een databank van het betrokken kantoor in het kader van je sollicitatie. Deze derde partijen zijn eveneens gebonden door dezelfde normen zoals bepaald in de AVG.

Hoelang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Ben je niet geselecteerd of opgenomen in een werfreserve? Dan bewaren we jouw gegevens voor een periode van 10 jaar (het burgerlijk wetboek artikel 2262 bis: verval van persoonlijke rechtsvorderingen na 10 jaar).

Ben je wel geselecteerd en ga je bij het ministerie van Mobiliteit en Openbare Werken aan de slag? Dan worden jouw gegevens bewaard in een selectiedossier omdat deze informatie gedurende de hele loopbaan relevant kan zijn voor het maken van bepaalde loopbaanstappen. Dit selectiedossier wordt net zoals het personeelsdossier 60 jaar bewaard.

Zit je in een werfreserve, dan worden je gegevens bewaard in een selectiedossier om je bij een concrete vacature op de hoogte te brengen.

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

De Vlaamse overheid zorgt voor passende en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Wat zijn je rechten?

Je kan de DPO van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid contacteren door te mailen naar johan.soons@kb.vlaanderen.be met het verzoek om:

  • je persoonsgegevens in te kijken, te laten verbeteren en mogelijks wissen
  • beperking of bezwaar aan te tekenen m.b.t. tot het verwerken of het doorgeven van jouw persoonsgegevens
  • toestemming in te trekken voor de gegevensverwerking van gevoelige gegevens voor zover van toepassing en slechts in de mate toestemming daartoe de enige rechtsgrond zou zijn (dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen)
  • de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt te ontvangen om deze aan een andere verantwoordelijke door te geven (‘recht op overdraagbaarheid’ in geval gegevensverwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst)
  • een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit , indien je meent dat het departement Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid niet in overeenstemming van de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft gehandeld.

In principe ontvang je binnen de 30 dagen schriftelijk een antwoord van de DPO. Die informeert je ook binnen één maand na de ontvangst van het verzoek over iedere weigering of beperking van het recht op inzage van de betreffende gegevens alsook van de redenen voor de weigering of beperking. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd.

Worden je persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven jouw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast om te kunnen blijven voldoen aan van toepassing zijnde wetten of aan gewijzigde zakelijke praktijken, binnen de beperkingen van de toepasselijke reglementering inzake privacy en gegevensbescherming.

Bevestiging

Door het indienen van mijn sollicitatie, bevestig ik deze privacyverklaring te hebben gelezen en begrepen en stem ik in met de inhoud ervan.

Deze privacyverklaring is enkel van toepassing op procedures die via het team HRM, vorming en selectie van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid gebeuren. Bij bevorderingsprocedures en statutaire procedures is eveneens de privacyverklaring van het Agentschap Overheidspersoneel — Selectiecentrum (https://www.vlaanderen.be/nl/privacyverklaring-selectiecentrum) van toepassing.

Selectieprocedures

  • Test jezelf
    • Maak kennis met voorbeeldtesten die gebruikt worden in selectieprocedures: test jezelf via deze link.

  • Gelijke kansen
    • De Vlaamse overheid biedt gelijke kansen aan alle sollicitanten. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst, leeftijd of handicap.

      Heb je een handicap en heb je bepaalde aanpassingen nodig om te kunnen deelnemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de selectiedeskundige.

  • Klachtenprocedure
    • We gaan steeds voor kwaliteit in onze selectieprocedures. Heb je toch een opmerking of klacht? Dan horen we het graag en zoeken we samen naar een gepaste oplossing.

      Je kan hiervoor terecht bij:

      Nancy Pieters, klachtenbehandelaar
      nancygg.pieters@mow.vlaanderen.be
      Koning Albert II laan 20 bus 2,
      1000 Brussel
      Tel. 02 553 73 06

      Een klacht kan je mondeling, per mail of per brief indienen. Vermeld zeker over welke vacature het gaat en hoe we jou kunnen contacteren.

      In tweede instantie kan je ook terecht bij de Vlaamse Ombudsdienst via het nummer 1700.

  • Jouw persoonsgegevens
    • Het ministerie van Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid hecht veel belang aan de bescherming van de privacy en de verwerking van persoonsgegevens. In onze privacyverklaring leggen we uit waarom en hoe wij jouw persoonsgegevens als kandidaat en als personeelslid verzamelen, hoe wij deze beschermen en voor hoelang wij deze bewaren.