Verfijn zoekopdracht

Organisatie

Regio

Diploma

Contractvorm

Vacature

deskundige organisatie ondersteuning

Solliciteer
  • afdeling: Beleid
  • organisatie: Departement Mobiliteit en Openbare Werken
  • regio: Brussel - standplaats: Brussel
  • referentie: Req378


Onze organisatie

De functie van deskundige organisatie ondersteuning situeert zich binnen de afdeling beleid van het departement. De afdeling Beleid zet expertise in personen–en goederenvervoer in om vorm te geven aan een duurzaam en onderbouwd mobiliteits– en infrastructuurbeleid. Ze doet dat samen met de agentschappen, andere overheden en belanghebbenden. De afdeling speelt in op nieuwe trends en ontwikkelingen, en doet aan onderzoek. Ze formuleert een langetermijnvisie voor de mobiliteit en de infrastructuur, die ze vertaalt in realiseerbare projecten. De afdeling Beleid volgt ook de uitvoering van het beleid op.

Je komt terecht in het team Interne Werking en Coördinatie. Vanuit het team Interne Werking en Coördinatie staat u mee in voor een vlotte werking van de afdeling Beleid. Het team is verantwoordelijke voor het financilëe, personeels– en communicatiebeleid van de afdeling en neemt alle aspecten van organisatiebeheersing voor zijn rekening. Het staat in voor de doorstroom van dossiers en coördineert taken en dossiers van de afdeling die team overschrijdend zijn.

Jouw takenpakket

Je staat mee in voor de goede werking van de afdeling. Je leert de processen en dossierstromen binnen de afdeling goed kennen en zorgt voor een vlotte dagelijkse doorstroom. Je volgt de dossiers op en zorgt er voor dat deze een vlotte weg door het departement kennen. Je bekijkt de processen binnen de afdeling met een kritisch oog en doet voorstellen om bij te sturen wanneer dit nodig is. 

Concreet sta je mee in voor de opvolging en bijsturing van de dossiers rond kwaliteitsbeheer binnen de afdeling. Je houdt de dossierstroom goed in de gaten en zorgt voor een goede doorstroming van deze dossiers naar andere afdelingen. Je stimuleert hierbij de samenwerking van de medewerkers van de administratieve ondersteuning binnen het Departement Mobiliteit en Openbare Werken.

 Verder sta je in voor de ondersteuning en de organisatie van de financiële dossiers en je volgt de administratieve flow hiervan op. Je maakt deze dossiers op in het eigen digitaal systeem en je werkt hiervoor nauw samen met de 'inhoudelijke beheerder' van deze dossiers.  

Je wordt ingezet om de administratieve bepalingen en de administratieve afhandeling van overheidsopdrachten in te vullen. Je volgt het proces van de overheidsopdrachten binnen de afdeling mee op en staat mee in voor het vlotte verloop hiervan

Ook de organisatie van het papieren en digitaal klassement van de afdeling behoort tot het takenpakket.

Samengevat: een breed pakket aan ondersteunende dienstverlening van onze organisatie, een pakket dat evolueert. Je bent dus een administratieve duizendpoot! Je wordt ingezet voor een diversiteit aan praktische, organisatorische taken binnen de afdeling.

Jouw profiel
  • Je beschikt over een bachelordiploma bij voorkeur in de richting Office management
  • Ervaring met het trekken van of het meewerken aan verbeterprojecten is een pluspunt. 
  • Ervaring met het trekken of het meewerken aan de interne organisatie van een entiteit of bedrijf is een pluspunt
  • Ervaring of kennis van overheidsopdrachten is een pluspunt
  • Relevante werkervaring of kennis van de werking van de Vlaamse Overheid of van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken is een pluspunt 
  • Inzicht in hoe organisaties werken
  • Interesse in dossierstroom en hoe die zo vlot mogelijk te organiseren is een absolute must. Ook de uitdaging om je in te werken in de digitale systemen is een belangrijk onderdeel van het takenpakket.
  • Je bent sterk in het digitaal (en eventueel nog analoog) klasseren van informatie m.b.t. je takenpakket. 
  • Je stelt je flexibel op en staat open om nieuwe dingen te leren
  • Je bent klantvriendelijk en dat blijkt ook uit de houding op je werk
  • Collega's ondersteunen zodat zij zich kunnen focussen op hun werk is voor jou een natuurlijke houding
  • Je hebt graag een diversiteit aan taken, je combineert graag verschillende taken
  • Je kan vlot weg met MS Office.
Ons aanbod

Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie – contract onbepaalde duur – ruime opleidings- en ontplooiingskansen – 35 dagen verlof en vrijaf tussen Kerst en nieuwjaar – gratis woon- werkverkeer met het openbaar vervoer – maaltijdcheques – hospitalisatieverzekering – glijdende werkuren – mogelijkheid tot telewerk 

Je bruto aanvangssalaris bedraagt minimaal €2.372,59 (0 jaar ervaring - salarisschaal B111) en relevante privé-ervaring of ervaring als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden. 

Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website www.vlaanderen.be.


Meer weten

Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met 

Nele Terrie

Teamcoördinator

Tel: 02 553 79 75

E–mail:  nele.terrie@mow.vlaanderen.be 

 

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden en selectieprocedure kun je contact opnemen met 

 Carla Piens

Intern consultant HRM – selectiedeskundige, afdeling Organisatie 

Tel. : 02 553 72 53

E–mail: carla.piens@mow.vlaanderen.be